Аутсорсинг кадрового делопроизводства

Что такое ведение кадрового делопроизводства (КДП)

Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, вне зависимости от размера штата и организационно-правовой формы. В первую очередь, оно затрагивает трудовые отношения в связке «работник - работодатель». Чтобы вести корректно КДП, нужно обладать определенными знаниями и постоянно следить за изменениями законодательства РФ.

Кадровое делопроизводство включает в себя:

• Формирование и обеспечение сохранности личных дел сотрудников;
• Начисление заработной платы и прочих выплат;
• Составление штатного расписания и учет рабочего времени;
• Сдачу отчетности в органы статистики и соцфонд;
• Подготовку справок, составление приказов, поиск документов для подготовки копий;
• Выбор методологии для проведения аттестации рабочих;
• Ведение учета военнообязанных сотрудников.

Когда нужен аутсорсинг кадрового делопроизводства

Чаще всего, в компаниях есть собственный специалист, занимающийся кадровым делопроизводством. Но случаются ситуации, когда аутсорсинг кадрового делопроизводства необходим, если:

• Компания только начинает деятельность и не обладает достаточными ресурсами для найма специалиста на полную ставку.
• Иностранная компания начинает бизнес на территории РФ.
• Требуются навыки по оформлению иностранных сотрудников в штат.
• Организация демонстрирует быстрый рост или открывает новые направления деятельности.
• Штатный кадр, ответственный за КДП уволился.
• Работа предполагает наличие большой текучки.
• Штатный сотрудник не обладает достаточным опытом, чтобы решить конкретный вопрос.

Что включает в себя услуга

Аутсорсинговые агентства предлагают различные тарифы. Они могут как полностью взять на себя ведения кадрового учета, предоставляя полный сервис, так и оказывать услуги. Вам не придется искать опытного сотрудника в штат. Чаще всего, список услуг выглядит следующим образом:

• Проверка и анализ текущего положения КДП в компании.
• Прием и увольнение сотрудников, оформление отпусков и больничных, составление трудовых договоров.
• Формирование штатного расписания, согласование графика отпусков персонала.
• Регистрация входящих и исходящих документов.
• Оформление справок и предоставление копий документов по запросам сотрудников.
• Ведение миграционного учета иностранцев.
• Оформление личных дел и подбор документов для архива.
• Контроль за соблюдением трудового законодательства.

Чем грозят нарушения

Любой кадровый документ имеет юридическую ценность. В любой момент работодатель может попасть под проверку трудовой инспекцией. Неправильное ведение кадровой документации, либо ее отсутствие может привести к наступлению административной ответственности.

Любой кадровый документ, оформленный по всем стандартам, может служить доказательством в суде при возникновении спорной ситуации, когда кадры заведомо неправы. Поэтому, руководство компании непосредственно должно быть заинтересовано в грамотном и корректном ведении кадрового делопроизводства.

Рассмотрим на примере, что грозит руководителю организации и сотруднику отдела кадров за несдачу статистической отчетности. В соответствии со статьей 13.19 КоАП:

• На директора может быть наложен штраф в размере до 20 000 рублей за первичное нарушение и до 50 000 рублей за повторное.
• Юридические лица могут быть оштрафованы на сумму до 70 000 рублей за первое нарушение и до 150 000 рублей за второе и последующие.

Статья 21.1 КоАП обязывает работодателей Москвы и других регионов предоставлять информацию о гражданах, подлежащих постановке на воинский учет впервые. Если этого не сделать, наступает ответственность.

• На должностные лица накладывается штраф в размере 40 000 – 50 000 рублей.
• На предприятие накладывается штраф в размере 350 000 – 400 000 рублей.

Кадровик также может быть признан ответственным лицом.

Стоимость услуг ведения делопроизводства

Прайс, представленный провайдерами в Москве, будет отличаться от выбранного пакета предоставленных услуг. К каждому клиенту подходят индивидуально – это может быть полное сопровождение или разовая консультация. Тем не менее, существуют усредненные данные о стоимости услуг аутсорсинга. Обслуживание для малых компаний, с численностью штата не более 4 человек, обойдется всего в 5000 рублей в месяц.

Согласитесь, цена доступная. Пользуясь услугами провайдеров в Москве, вы сможете наладить кадровое делопроизводство в своей компании, обнаружите ошибки и вовремя их устраните. А самое главное, вам не будут страшны проверки контролирующих органов.

В каждом конкретном случае, компания получит индивидуальный расчет стоимости сопровождения, но усредненные цифры приведены в таблице ниже: